Официальные бланки: их содержание, типы и формы

Официальные бланки — бумаги чисто утилитарные, с минимальными требованиями к качеству бумаги и уж тем более к дизайну. По крайней мере, именно такими мы их представляем: одинаковыми, с сероватым оттенком, скучной надписью и печатью. Но фирменный бланк вашей компании может стать совсем другим. Ведь выдавая клиенту любой бланк (накладную, расписку, товарный чек) или отправляя письмо, доверенность, уведомление, вы в какой-то степени показываете ему свое отношение. Например, равнодушное, как в приведенном примере, или заинтересованное. Полученный фирменный бланк, отпечатанный на цветной бумаге, с элементами дизайнерской графики и стильными логотипом как раз и демонстрирует, насколько ценен вам клиент любого масштаба, а также — репутация фирмы и корпоративный стиль. В стремлении к успеху и процветанию эти составляющие очень важны. А теперь рассмотрим чисто практические вопросы о видах, размерах, материалах и прочих нюансах фирменных бланков. Ведь вы как раз планируете их напечатать?

↑ Какую информацию можно разместить на фирменном бланке

С одной стороны, фирменный бланк — документ, где нет смысла фантазировать на тему оформления и разрабатывать макет. Тем более что для некоторых видов существуют строгие стандарты и утвержденные формы. С другой — продемонстрировать уважительное отношение к клиенту, выдавая ему, к примеру, подтверждение о приемке изделия в ремонт или гарантийное письмо, точно будет не лишним. Именно так, замечая, что их ценят, случайные клиенты превращаются в постоянных. Конечно, если их устраивает качество работы или товаров. Но это совсем другая история.

Рекламным пространством фирменный бланк не назовешь, поэтому стоит ограничиться стандартный набором данных:

• наименование компании и логотип,
• контактная информация,
• банковские реквизиты,
• график работы.

Чем можно дополнить этот скромный список? Например, схемой проезда или блоком для написания отзыва о полученной услуге.

Рекламный ход — купон на скидку при следующем посещении, отрывной или отрезной применим в тех бланках, которые используются в сфере услуг и в торговле.

Поскольку дополнительная отделка к бланкам не применяется (все-таки документ одноразовый), то разнообразить его внешний вид можно с использованием графических элементов, узоров и цветной бумаги.

↑ Типы и формы бланков

 В зависимости от области применения фирменные бланки бывают:

• официальными для писем,
• финансовыми,
• отчетными,
• техническими,
• медицинскими и т. д.

Всех их объединяет унифицированность, большой тираж, заранее напечатанная часть информации для быстрого заполнения. Из этих свойств вытекают и основные характеристики бланков.

Стандартный формат -А4, А5, А6. А4 используется для официальных писем, уведомлений, некоторых бухгалтерских документов. А5 и А6 чаще заказывают для печати в типографиях, поскольку, в отличие от А4, их не так удобно печатать на компьютере.

Способ печати фирменных бланков — офсет. Большой тираж и минимальная стоимость одного экземпляра — именно то, что требуется для печати необходимых, но одноразовых документов.

Материал для печати — офсетная бумага небольшой плотности, но для листов А4 может быть использована и более плотная — 90–300 г\м2.

↑ Дополнительные опции фирменных бланков: перфорация, самокопирование и клеевой слой

Перфорация — линия отверстий, по которой легко можно оторвать бланк или его часть.

Самокопирование — свойство бланков, обработанных с одной стороны специальным составом: при нажатии стержнем микрокапсулы слоя лопаются и оставляют след на следующем листе. В один блок можно включить от 2 до 7 слоев.

 Клеевой слой наносится либо по краю бланков для их скрепления в единый блок, либо на отдельных частях, которые затем планируется наклеивать какую-либо поверхность.

При необходимости на печатном оборудовании бланки можно сразу пронумеровать.

Цветность печати практически ничем не ограничена, можно применять и дополнительную постпечатную обработку, в том числе, выделение логотипа или названия с помощью тиснения. Особенно актуально это для важных писем, сертификатов, грамот и других бланков, выполненных на плотной бумаге.

Так стоит или нет заказывать печать фирменных бланков? Если в вашей компании существует принятая корпоративная символика, то ответ, однозначно, да! Так ваше название или бренд станут узнаваемыми и упрочат свою позицию на рынке товаров или услуг. В противном случае можно ограничиться и стандартными формами, продающимися в канцелярских магазинах. В любом случае, если возникнут планы по развитию бизнеса, то к идее создания разнообразных изделий с логотипом компании всегда можно будет вернуться.